Quy trình xuất bản

Quy trình tiếp nhận, phản biện, biên tập và xuất bản tạp chí

       1. Việc tiếp nhận, phản biện và xử lý kết quả phản biện bài viết Tạp chí được thực hiện theo trình tự như sau:

a) Tiếp nhận và sơ loại bài viết

Bài viết gửi qua email của Tạp chí. Trưởng ban trị sự kiểm tra nội dung bài viết theo đúng quy định về Thể lệ đăng bài viết trên Tạp chí Nghề luật, đồng thời gửi thư điện tử thông báo đến tác giả trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận bài viết để trả lời cho tác giả về việc tiếp nhận bài hoặc có đề nghị chỉnh sửa hình thức, nội dung hoặc từ chối nhận bài viết (có nêu lý do).

 Các bài viết sau khi thực hiện sơ loại được Trưởng ban trị sự vào sổ theo dõi ngày nhận bài, đánh mã số bài viết và chuyển đến Thư ký tòa soạn. Thời gian thực hiện tối đa là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bài viết đã đạt yêu cầu về nội dung và hình theo Thể lệ của Tạp chí Nghề luật.

b) Đề xuất phản biện và duyệt đề xuất phản biện

Thư ký tòa soạn tiếp nhận bài viết đã qua vòng sơ loại, căn cứ nội dung bài viết đề xuất người phản biện có trình độ chuyên môn và phù hợp với chủ đề nghiên cứu của bài viết chuyển Phó Tổng biên tập phụ trách cho ý kiến trước khi trình Tổng biên tập phê duyệt. Việc đề xuất phản biện thực hiện theo mẫu (PL1-DSPCPB-TCNL). Thời gian đề xuất phản biện là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận bài viết đã qua sơ loại.

Tổng biên tập sơ duyệt nội dung bài viết. Căn cứ vào nội dung bài viết, xem xét ý kiến đề xuất của Thư ký tòa soạn và Phó Tổng biên tập, đối chiếu với các yêu cầu trong Thể lệ đăng bài viết trên Tạp chí, để phê duyệt danh sách bài viết và người phản biện hoặc yêu cầu thay đổi phản biện cho phù hợp với chủ đề bài viết. Trong trường hợp nội dung bài viết không phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Tạp chí hoặc không đảm bảo về nội dung, hình thức theo yêu cầu đối với bài gửi đăng trên Tạp chí, Tổng biên tập đưa ra khỏi danh sách phân công phản biện những bài viết không phù hợp. Thời gian duyệt đề xuất phản biện là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đề xuất.

c) Gửi bài viết đến phản biện

Trưởng ban trị sự tiếp nhận phê duyệt đề xuất phản biện bài viết và phân công Trị sự viên gửi bài viết tạp chí đã được mã hóa, không thể hiện thông tin tác giả đến 02 phản biện độc lập (Phản biện kín, lần 1) để đảm bảo tính khách quan.

Thời gian gửi bài viết cho người phản biện là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phê duyệt đề xuất người phản biện.

d) Phản biện

Thành viên Hội đồng biên tập hoặc cộng tác viên được phân công hoặc mời phản biện thực hiện nhận xét bài viết theo các nội dung được ghi trong Phiếu phản biện bài viết tạp chí theo mẫu (PL2-PPB-TCNL). Thời hạn phản biện chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận bài viết.

Trường hợp người phản biện đề xuất thay đổi người phản biện, Trị sự viên báo cáo Trưởng ban trị sự, Thư ký tòa soạn để đề xuất thay đổi người phản biện. Thông tin người phản biện phải được bảo mật.

Kết quả phản biện được phân loại theo các trường hợp:

-   Đồng ý đăng bài viết trên Tạp chí;

- Đồng ý đăng bài viết sau khi tác giả đã chỉnh sửa, không cần chuyển lại bài viết cho người phản biện;

-   Đề nghị chỉnh sửa, bổ sung bài viết và gửi lại cho người phản biện lần 2;

-   Không đồng ý đăng trên Tạp chí (Ghi rõ lý do).

đ) Nhận kết quả phản biện và xử lý kết quả bài viết

Ban trị sự nhận kết quả từ người phản biện và thực hiện xử lý như sau:

(i) Trường hợp bài viết được 02 người phản biện kết luận: “Đồng ý đăng bài viết trên Tạp chí”, tác giả không phải chỉnh sửa bài viết, Trị sự viên chuyển bài viết đến Trưởng ban trị sự vào sổ theo dõi tổng hợp. 

(ii) Trường hợp bài viết được 02 người phản biện kết luận: “Đồng ý đăng bài viết sau khi tác giả đã chỉnh sửa, không cần chuyển lại bài viết cho người phản biện”, tác giả thực hiện chỉnh sửa bài viết theo ý kiến của người phản biện, Trị sự viên chuyển bài viết đến Trưởng ban trị sự vào sổ theo dõi tổng hợp. Trong trường hợp tác giả bảo lưu quan điểm về nội dung bài viết, tác giả nêu rõ lý do bảo lưu chuyển lại cho Trị sự viên để chuyển đến người phản biện xem lại nội dung bài viết. Người phản biện xem xét lại ý kiến bảo lưu của tác giả và cho ý kiến lần 2 về bài viết theo các nội dung được ghi trong Phiếu phản biện bài viết tạp chí theo mẫu (PL2-PPB-TCNL). Thời gian cho ý kiến cuối cùng về nội dung bài viết 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin về quan điểm của tác giả.

(iii) Trường hợp bài viết được 02 người phản biện hoặc 01 người phản biện kết luận đạt kết quả: “Đề nghị chỉnh sửa, bổ sung bài viết và gửi lại cho người phản biện lần 2”, Trị sự viên tổng hợp ý kiến người phản biện và thông báo kết quả phản biện lần 1 cho tác giả bài viết trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận lại kết quả phản biện lần 1.

Tác giả chỉnh sửa, bổ sung bài viết và chuyển lại cho Ban trị sự Tạp chí trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả phản biện lần 1. Trị sự viên tiếp nhận lại bài viết đã chỉnh sửa để chuyển người phản biện lần 2.

Người phản biện xem xét lại bài viết sau khi đã chỉnh sửa hoặc ý kiến bảo lưu của tác giả và nhận xét, phản biện bài viết lần 2 theo các nội dung được ghi trong Phiếu phản biện bài viết tạp chí theo mẫu (PL2-PPB-TCNL). Thời gian xem xét lại nội dung bài viết là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bài viết đã chỉnh sửa. Nếu bài viết được người phản biện đồng ý đăng, Trị sự viên chuyển bài viết đến Trưởng ban trị sự vào sổ theo dõi tổng hợp. Nếu bài viết vẫn chưa chỉnh sửa hết theo ý kiến của phản biện, hoặc phản biện không đồng ý với ý kiến bảo lưu, người phản biện không đồng ý đăng thì Trị sự viên báo cáo Trưởng ban trị sự để thông báo lại kết quả phản biện cho tác giả biết trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả phản biện.

(iv) Trường hợp bài đạt kết quả “Không đồng ý đăng”, Trưởng ban trị sự trả lời cho tác giả biết về kết quả phản biện trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận lại kết quả phản biện.

(v) Trường hợp bài viết có 01 người phản biện không đồng ý đăng, phản biện còn lại đồng ý đăng không cần chỉnh sửa hoặc đề nghị chỉnh sửa, Trị sự viên báo cáo ngay Tổng biên tập quyết định kết quả xếp loại chung. Nếu xét thấy cần thiết, Tổng biên tập đề nghị chuyển phản biện thứ ba xem xét bài viết. Kết quả xếp loại cuối cùng tính theo đa số. Bài viết được đa số người phản biện kết luận “Đồng ý đăng bài viết”, Trị sự viên chuyển bài viết đến Trưởng ban trị sự vào sổ theo dõi tổng hợp. Trưởng ban trị sự có trách nhiệm thông báo kết quả phản biện cho tác giả trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả phản biện. Khi xét thấy cần thiết, theo đề nghị của Phó Tổng biên tập phụ trách, Tổng biên tập triệu tập họp Hội đồng biên tập cùng với tác giả để trao đổi những vấn đề chuyên môn liên quan còn chưa thống nhất.

2. Phân loại bài viết theo chuyên mục và xây dựng Kế hoạch xuất bản

Căn cứ vào nguồn kho bài đã được duyệt đăng, Trưởng ban trị sự phối hợp với Thư ký tòa soạn phân loại, sắp xếp nội dung bài viết đảm bảo cơ cấu các chuyên mục của Tạp chí để xây dựng Kế hoạch xuất bản trình Phó Tổng biên tập phụ trách cho ý kiến trước khi trình Tổng biên tập phê duyệt.

3. Triển khai thực hiện kế hoạch xuất bản

Căn cứ Kế hoạch xuất bản đã được phê duyệt, Trị sự viên tiến hành thiết kế, dàn trang, rà soát hình thức, kỹ thuật bản thảo Tạp chí (Trang bìa, mục lục và các trang ruột Tạp chí) và thực hiện theo trình tự sau:

(i) Trị sự viên chuyển Bản thảo tạp chí lần 1 kèm theo Phiếu trình và hồ sơ công việc, chuyển Trưởng ban trị sự, Thư ký tòa soạn rà soát bản thảo cho ý kiến về bản thảo lần 1 trong thời tối đa là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận bản thảo Tạp chí.

(ii) Trị sự viên tiếp thu ý kiến của Trưởng ban trị sự, Thư ký tòa soạn chỉnh sửa kỹ thuật và in bản thảo lần 2 với thời gian tối đa 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản thảo Tạp chí lần 1.

(iii) Trị sự viên chuyển bản thảo Tạp chí lần 2 tới Trưởng Ban trị sự, Thư ký tòa soạn, Phó Tổng biên tập rà soát bản thảo cho ý kiến về bản thảo trong thời tối đa là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận bản thảo Tạp chí. Tổng biên tập cho ý kiến về bản thảo tạp chí trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản thảo.

(iv) Trị sự viên tiếp thu, chỉnh sửa nội dung bản thảo Tạp chí và liên hệ chuyển bản thảo cho đơn vị in ấn được Học viện Tư pháp ký hợp đồng in để chế bản và thiết kế kỹ thuật. Thời hạn chuyển, chế bản lên maket, nhận bản thảo về tối đa là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận bản thảo đã có ý kiến của Tổng biên tập.

(v) Trị sự viên nhận bản thảo maket Tạp chí chịu trách nhiệm đọc rà soát hình thức bản thảo bảo đảm không sai sót lỗi kỹ thuật trước khi trình Trưởng ban trị sự, Thư ký tòa soạn, Phó Tổng biên tập cho ý kiến. Thời gian đọc của các chức danh Tạp chí tối đa 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận bản thảo maket Tạp chí.

(vi) Trị sự viên liên hệ nhà in chỉnh sửa lỗi kỹ thuật và in bản maket  tạp chí trình Trưởng ban trị sự, Thư ký tòa soạn, Phó Tổng biên tập cho ý kiến trước khi trình Tổng biên tập phê duyệt chính thức.

(vii) Sau khi Tổng biên tập phê duyệt chính thức maket bản thảo Tạp chí, Trị sự viên liên hệ đơn vị in ấn để thông tin các nội dung chỉnh sửa trước khi báo in chính thức theo số lượng đã được phê duyệt. Thời hạn in ấn tối đa là 07 ngày làm việc kể từ ngày Tổng biên tập cho ý kiến phê duyệt chính thức maket bản thảo Tạp chí.